Публикации

Учет и электронное согласование спецификаций



Основной целью разработки модуля "Учет спецификаций" была инициирующая составления спецификации договора на стороне Покупателя с последующим согласованием с Поставщиком.

Достижение данной цели привело к:

формированию требований к снабжениям со стороны Покупателя;

оформлению спецификаций договора по унифицированной форме Покупателя;

приведение справочника товарно-материальных ценностей к единственной номенклатуре;

сокращению сроков согласования спецификаций договора.

Основными заданиями, которые решаются в модуле "Учет спецификаций" есть:

ведение спецификаций договора в единственной системе;

электронное согласование спецификаций договора;

настройка списка лиц, которые согласовывают;

сообщение лиц, которые согласовывают, о необходимости согласования спецификации договора;

автоматическое формирование спецификаций договора по результатам торгов на электронной торговой площадке;

автоматическое формирование отчета "Анализ выполнения заявок на обеспечение" в том числе и по спецификациям договора.

Описание процесса "Учет спецификаций".

На основании утвержденных заявок на обеспечение (с учетом корректировок) от подразделов компании и дочерних обществ Ответственным за закупку менеджером в системе "SIKE" формируется документ "Запрос на снабжение". Позиции ТМЦ из заявок на обеспечение включаются в "Запрос на снабжение" в зависимости от указанных параметров фильтра. После формирования "Запроса на снабжение" Ответственным за закупку менеджером конкурс или выставляется на электронную торговую площадку для проведения торгов, или распечатывается отчет "Запрос на снабжение" и рассылается по элл. почте, факсу предполагаемым Поставщикам. Получив потребность в материалах от Покупателя (отчет "Запрос на снабжение"), Поставщик составляет коммерческое предложение и отправляет его по элл. почте, факсу Ответственному за закупку. Если Поставщик принимал участие в электронных торгах, то он формирует коммерческое предложение на электронной торговой площадке. На основании полученных от Поставщиков коммерческих предложений по запросу на снабжение" проводится оценка предложений, которые поступили. Дальше складывается и утверждается "Конкурентная карта" (конкурентное письмо). По итогам оценки предложений, которые поступили, и утверждение "Конкурентной карты" выбирается Поставщик для заключения договора снабжения (дополнительного соглашения к договору снабжения) и составления спецификации (дополнению) к договору (доп. соглашению). Составлена спецификация к договору на снабжение, к которому добавляется "Конкурентная карта", поступает на согласование к лицам, которые согласовывают. После согласования спецификации лицами, которые согласовывают, документ считается согласованным и распечатывается отчет "Спецификация". Отчет "Спецификация" подписывается доверенным лицом. После этого заключается договор на снабжение (доп. соглашение), спецификация к договору передается в Юридический отдел и дальше отправляется Поставщику.

Описание процесса "Электронное согласование спецификаций".

Ответственный за закупку составляет спецификацию. В процессе составления спецификация имеет статус что "Оформляется". В тот момент, когда спецификация готова к запуску на согласование, Ответственный за закупку указывает статус "На согласовании". При сохранении документа со статусом "На согласовании" спецификация попадает в перечень документов для подписания лицам, которые Согласовывают, на их адреса элл. почта отправляется сообщение о необходимости согласования спецификации. При наличии замечаний у одного из лиц, которые Согласовывают, в спецификации автоматически устанавливается статус "Корректируемая". Спецификация со статусом "Корректируемая" автоматически попадает в перечень документов для корректировки. После внесения всех изменений в спецификацию по замечаниям лиц, которые Согласовывают, Ответственный за закупку указывает статус "На согласовании после корректировок". При сохранении документа со статусом "На согласовании после корректировок", на адреса элл. почта лиц, которые Согласовывают, отправляется сообщение о необходимости повторного согласования спецификации. При согласовании всеми лицами, которые Согласовывают, в спецификации автоматически устанавливается статус "Выполняемая". После этого при отсутствии договора на снабжение Юридическим отделом складывается договор на снабжение, который дальше связывается со спецификацией со статусом "Выполняемая". При наличии договора на снабжение Ответственный за закупку связывает договор снабжения со спецификацией со статусом "Выполняемая".

Преимущества модуля "Учет спецификаций".

Использование модуля "Учет спецификаций" дает руководителям предприятия могучий инструмент для контроля и анализа договорной деятельности, выполнения заявок, на обеспечение.

Среди основных преимуществ:

Ведение единственной базы данных предприятия по заявкам на обеспечение, запросам на снабжение и спецификациям (дополнениям) к договорам, что позволяет легко контролировать состояние работ по заявке на обеспечение.

Эффективное использование ресурсов управленческого персонала за счет автоматизации рутинных операций по подготовке и обработке документов.

Управление правами доступа к документам системы, регуляции прав пользователей, на создание, согласование и просмотр документов.

Электронное согласование спецификаций (дополнений) договора, который сокращает сроки согласования документов;

Хранение истории согласования спецификации договора; данных о пользователях, которые выполняли модификацию документов.

Результаты внедрения.

Показатель К внедрению После внедрения Примечание

Время создания спецификации договора В среднем до 8 часов В среднем до 20 минут Высвобождения времени состоялось за счет унификации формы спецификации договора, автоматического формирования спецификации, на основании коммерческого предложения Поставщика.

Время согласования спецификации договора В среднем до 7 дней В среднем до 2-3 дней Высвобождения времени состоялось за счет электронного согласования спецификаций договора.

Время формирования отчета Анализ Выполнения заявок на обеспечение В среднем до 5 дней В среднем до 5 минут Высвобождения времени состоялось за счет ведения единственной базы данных предприятия по заявкам на обеспечение, запросам на снабжение, спецификациям (дополнениям) к договорам, поступлениям товара.

Ошибки при оформлении спецификации договора Постоянно Исключены Человеческий фактор исключен за счет проверок и блокировок системы.

Сокращение персонала отдела снабжения В среднем на 10% в зависимости от социальной политики предприятия За счет высвобождения рабочего времени происходит сокращение персонала или его переориентация.

  •